Sofern die Urkunde im Ausland Ver-
wendung finden soll, muss die Partei
angeben, in welchem Staat – nur so
kann festgestellt werden, ob im gege-
benen Fall eine Apostille oder die volle
diplomatische Beglaubigung erforder-
lich ist.
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Sofern die Urkunde in einem Staat
Verwendung finden soll, der dem
Haager Beglaubigungsübereinkom-
men beigetreten ist (siehe Punkt
2.), muss auf der Urkunde lediglich
die Apostille angebracht werden.
Dazu ist ausschließlich das Amt der
Tiroler Landesregierung, Abteilung
Staatsbürgerschaft, zuständig.
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Sofern für eine Urkunde nicht eine
Apostille, sondern die volle diplo-
matische Beglaubigung erforderlich
ist, sind
- in 1. Instanz die Bezirksverwal-
tungsbehörden des Landes Tirol
(Bezirkshauptmannschaften und
Magistrat der Stadt Innsbruck),
- in 2. Instanz das Amt der Tiro-
ler Landesregierung, Abteilung
Staatsbürgerschaft und
- als innerstaatlich letzte Instanz
das Bundesministerium für euro-
päische und internationale Ange-
legenheiten (BMEIA) zuständig.
5. Pflichten der die Urkunde
ausstellenden Behörde
Dieser Punkt ist jener, der aus Sicht
der Gemeinden die größte Beachtung
verdient. Wie bereits unter Punkt 4.
angeführt, ist es für den Aussteller/die
Ausstellerin der Urkunde unabdingbar,
sich vorweg darüber Gewissheit zu
verschaffen, für welchen Zweck die
Urkunde benötigt wird. In allen Fäl-
len, in denen eine Urkunde mit einer
Apostille oder der diplomatischen
Beglaubigung versehen werden muss,
ist ausnahmslos zu beachten:
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Es dürfen ausschließlich Originale
beglaubigt werden (keine Kopien
etc.).
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Derzeit können amtssignierte Doku-
mente nicht beglaubigt werden.
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Das Dokument ist von dem/der
zuständigen Organwalter/in der
ausstellenden Behörde zu unterfer-
tigen.
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Unterhalb der Unterschrift ist
immer der Name des/der Unter-
fertigenden leserlich beizufügen
(die bloße Unterschrift genügt
nicht) – am besten durch automa-
tischen Aufdruck oder durch einen
Namensstempel.
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Das Amtssiegel ist (neben der
Unterfertigung) anzubringen.
6. Pflichten der beglaubigenden
Behörden
Sofern eine Person bei einer Bezirks-
verwaltungsbehörde oder beim Amt
der Tiroler Landesregierung vor-
spricht, um eine Urkunde beglaubi-
gen zu lassen, muss zuerst geprüft
werden, ob die Urkunde den unter
Punkt 5. angeführten Bedingungen
entspricht (Unterschrift, leserliche Bei-
fügung des Namens, Amtssiegel). Nur
wenn diese formalen Voraussetzungen
vollständig eingehalten sind, darf die
Beglaubigung (oder die Anbringung
der Apostille) erfolgen.
In einem nächsten Schritt wird
anhand von vorliegenden Unter-
schriftenproben geprüft, ob der/die
Unterzeichner/in zur Unterfertigung
befugt ist. Erst wenn diese Prüfschritte
positiv abgeschlossen sind, darf die
Beglaubigung erfolgen.
Zusammenfassung
Es wird seitens des Amtes der Tiroler
Landesregierung um dringende Beach-
tung insbesondere des Punktes 5.
ersucht, um Probleme bei der Bearbei-
tung zu vermeiden.
Bitte informieren Sie auch neu eintre-
tende bzw. in Vertretung tätig werden-
de KollegInnen und übermitteln Sie
entsprechende Unterschriftsproben,
soweit diese nicht bereits vorliegen
sollten.
Sofern Fragen im Zusammenhang
mit der Beglaubigung von Urkunden
bestehen sollten, stehen wir als Ihr
erster Ansprechpartner gerne tele
fonisch unter der Nummer 0512 508
2362 zur Verfügung. Bitte machen Sie
von dieser Möglichkeit Gebrauch, es
hilft uns, Ihnen und unseren Partei-
en viele unnötige Schwierigkeiten zu
vermeiden.
DR. MARTIN PLUNGER
Abteilung Staatsbürgerschaft
Amt der Tiroler Landesregierung
Heiliggeiststraße 7, 6020 Innsbruck
Tel. +43 512 508 2360
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TIROL.KOMMUNAL OKT 2018
